GESPROY.

Administrador Punto de Venta

 

DESCRIPCION DE SISTEMA PUNTO DE VENTA “APUVE”

 

El siguiente documento tiene como finalidad dar a conocer los pasos y su secuencia lógica para implementar el sistema de punto de venta APUVE.

 

INTRODUCCION

 

APUVE, (Administrador de punto de venta), es desarrollado a petición de un grupo de comerciantes en la ciudad de Rancagua, para poder manejar ampliamente su negocio.

 

Empresarios exitosos que lograron establecer su permanencia en el tiempo con gran esfuerzo su establecimiento comercial. Prosperaron y se vieron en la necesidad de contratar mas personal, ampliar su lugar de trabajo, crear sucursales, etc. Estos logros alcanzados que aspira cualquier comerciante se fueron conviertiendo mas en problema que en una bendición, el ¿porque de esto?, la respuesta es “LA FALTA DE CONTROL”.

 

Apuve, tiene como finalidad entregar las herramientas para controlar su negocio, convirtiéndose en la columna vertebral de su empresa, NO esta solamente enfocado a realizar ventas, sino, a realizar todas la tareas que emprende un administrador de negocios como administrar bodega, clientes, proveedores, facturas, ordenes de compra, pagos pendientes, documentos por cubrir, documentos por cobrar, cotizaciones, toma de desiciones, estimación de utilidades, estadisticas, entrega de caja etc.

 

En los comienzos de APUVE, el software era muy simple de manejar, pero con el correr del tiempo y los requerimientos proveniente de sus usuarios fueron enriqueciendo cada vez a APUVE en cuanto a sus funciones de control, no obstante sus interacciones se tornaron mas especifica y, por tanto las nuevas funcionalidades se implementaros para que el sistema no perdiera en demasía la simplicidad de interacción con el usuario. Como resultado los usuarios de APUVE con gusto pagaron el precio que significo mas control y menos simplicidad. Se piensa en un futuro hacer que el software adopte tres estados, novato, intermedio y avanzado.

 

APUVE, está desarrollado para controlar y hacer crecer su negocio, planteándose como meta global ser una herramienta que vaya a la par con ese crecimiento y no sea un obstáculo para ello. Por ese motivo que fue desarrollada con funcionalidades abiertas a las nuevas tecnologías, como internet, pudiendo controlar algunas de sus funciones a través de esta plataforma. Apuve, tiene como administrador de base de datos a PostgreSql, administrador que es usado por muchos sitios web y que tiene la potencia similar a la de SQLServer de realizar numerosas tareas diarias.

 

Esto permite que APUVE, este capacitado para afrontar y soportar la vertiginosa carrera tecnológica a la que estamos obligados a participar.

 

Hago la invitación para que conozca en mayor detalle el sistema APUVE, haciendo hincapié en los módulos que le permitan trabajar en forma fluida, por orden de funcionalidad lo mejor es comenzar ingresando las categorías de producto, luego los productos en bodega, lo siguiente es ingresar sus proveedores y asociar los productos a estos y finalmente ingresar los valores de los productos. No se preocupe si un producto no tiene código de barras, APUVE, le asignara uno.

 

INGRESO DE CATEGORIAS

 

Para el ingreso de categorías se debe tener claro la clasificación de sus productos como helados, verduras, confites etc. Y luego asociar a este si cuenta con un impuesto adicional como por ejemplo, el ILA en los licores, este valor está definido en porcentaje. Luego se define si el producto está sujeto a IVA pinchando la fila que corresponde al estado de IVA. Una vez definido las categorías se procede a ingresar los productos a bodega.

 

 

INGRESO A BODEGA

 

Ingreso de artículos a bodega por medio de lector o ingreso de código de barra directamente, en caso que el producto no cuenta con código de barra el sistema le asignara uno presionando el botón que es representado por un código de barra.

 

 

El sistema tiene incorporado las funciones de interpretación de códigos de barra, es decir, tiene la capacidad de interpretar, asignar e imprimir los códigos de barra y no requiere de software adicional para hacerlo.

 

Para ingresar productos a bodega se debe ingresar su código de barra (El sistema le indicara si esta registrado o no), que corresponde a la etiqueta del producto (presione el botón con código de barra en caso que no lo tenga, el sistema le asignara uno), el código de fabricación no es necesario este se detallara más adelante. Se ingresa descripción lo mas escueta posible, se recomienda, repetir categoría + nombre + peso. Y por ultimo cantidad. Los grados no es requisito obligatorio y el valor es solo informativo, este ítem se ingresa en otra pantalla del sistema.

Una vez que hemos ingresado algunos productos a bodega el siguiente paso es ingresar las entidades como vendedores, proveedores y si es que se cuenta con clientes con créditos.

 

ENTIDADES

INGRESO DE ENTIDADES

 

En entidades, se ingresan las entidades o se buscan. Ingresar la entidad en el cuadro nombre y el sistema le indicara si es que existe en los registros o no. Cuando presione en el botón grabar el sistema le sugerirá mantener los datos ingresados, es decir, conservara el nombre para el paso a la siguiente pantalla.

 

INGRESO DE DATOS DE ENTIDAD

 

Durante el ingreso de datos de cada entidad, se ingresa la entidad si es persona, empresa, cliente, proveedor, parte del personal, si tiene crédito y su monto, etc.

 

Una vez ingresado los datos de la entidad se activa el ingreso de dirección y una vez ingresada la dirección se activa los datos de teléfono.

 

El sistema APUVE no pone restricción alguna de cuantas direcciones o teléfonos se asocian a una entidad estos pueden ser muchos, esto es en caso que tenga relaciones comerciales con una entidad con varias sucursales y teléfonos.

 

Una vez ingresados las entidades como proveedores, se deben asociar los productos ingresados a bodega a cada uno de los proveedores correspondientes. En la pantalla Prov/productos.

 

ASOCIAR LOS PRODUCTOS A PROVEEDORES

 

Aquí aparecerán todos los productos ingresados en el cuadro izquierdo y los productos asociados al proveedor seleccionado en el recuadro derecho.

 

IMPORTANTE : Se debe seleccionar la casilla proveedores durante el ingreso se ingreso de la entidad en la pantalla “entidad”, para que aparezca en la lista de proveedores en esta pantalla.

 

Al hacer doble clic en el recuadro de los productos estos se trasladaran al recuadro de asociados al proveedor. Una vez asociados los productos a los proveedores la siguiente tarea es incorporar los valores de venta.

 

INGRESO DE VALORES DE VENTA

 

En ingreso de valores, se escoge el proveedor y aparecerán todos sus productos asociados. Se debe selecciona un producto de la lista e ingresar su costo en el recuadro, indicado como “Costo total”, se realizaran los cálculos automáticos correspondiente a su IVA y neto.

El sistema le sugerirá un precio de venta de un 40% indicado en el recuadro sugerido, pero Ud. deberá ingresar el valor de venta que estime conveniente en el recuadro general. El sistema cuenta además con tres listas de precios de ventas adicionales que son para mayorista, precio de venta alternativo A, lista de precio alternativa B.

Acá también existen dos columnas interesantes que es el stock del producto y ventas. La columna ventas indica la cantidad de veces que se ha vendido el producto desde la fecha indicada en la esquina superior derecha de la lista de productos. Esto es para tener una referencia del movimiento de venta del producto, en caso de tener presente a un proveedor y nos quiera vender algo que realmente no tiene mucho éxito de ventas.

Una vez definido los productos, el enlace de estos con los proveedores y sus respectivos precios de ventas, estamos en la posibilidad de efectuar ventas.

Es necesario indicar que esta es una etapa tediosa, durante la puesta en marcha del sistema, no obstante la incorporación del sistema persigue tener un control de un negocio, por tanto, se debe realizar los pasos mencionados anteriormente con sumo cuidado y rigurosidad.

 

LA VENTA

 

Durante la venta, arriba se encuentra con todas las funcione activas, el recuadro debajo de facturas no siempre esta visible, este se muestra cuando la venta lo requiere.

Con el recuadro de código de barra activado se procede a ingresar el código de barra del producto a vender a través de un lector, ingresándolo directamente o presionando la tecla “B” de buscar.

IMPORTANTE : todas las funciones del teclado están representadas al pie de la pantalla por ejemplo si Ud. desea aceptar la venta arriba del botón aceptar esta indicada la tecla control, es decir, para aceptar la venta se hace un clic en el botón aceptar o se presiona la tecla control del teclado, se aplica la misma regla para todas las demás funciones. Si se presiona la tecla “F” del teclado aparecerá y desaparecerá el recuadro de factura o red compra.

Cada vez que se procede a leer un código de barra diferente se adiciona automáticamente un producto a su lista de venta, se adiciona uno según se ingresa repetidamente un producto.

IMPORTANTE : el sistema está capacitado para vender por kilos para esto debe ingresar el valor por kilo del producto.

Una vez ingresadas las ventas del día procedemos a cuadrar las ventas.

 

CUADRATURAS

 

En cuadratura, se realizan las entregas de dinero según el vendedor a cargo. En el recuadro están registradas todas las ventas del turno y a la derecha están indicados los montos correspondientes a las ventas, red compra, cigarros, y su total.

IMPORTANTE : el ítems red compra no corresponden a la red compra propiamente tal este ítems se desarrollo para indicar el dinero que ingresa vía documento, tarjeta de crédito, o acuerdo entre vendedor y cliente que no se tiene como dinero sino como una transacción de venta.

Una vez comprobado que la caja sea similar o igual a lo registrado en el sistema se procede a cuadrar caja presionando el botón cuadrar. La ventas en la vista cambiaran a estado cuadrado y desaparecerán del recuadro para dar pasos a nuevas ventas a generar por el vendedor de turno y no significa bajo ningún caso que las ventas hayan sido eliminadas.

 

Los pasos descritos anteriormente son esenciales para el buen funcionamiento del sistema APUVE. También el sistema cuenta con otras funcionalidades como:

 

FOTOBODEGA : El sistema realiza diariamente un registro de su bodega, es decir, registra el stock de su bodega del día anterior para que Ud. vaya haciendo un seguimiento. Este registro es por 15 días.

 

REVISION DE CUADRATURAS : El sistema cuenta con la funcionalidad de ver todas las cuadraturas realizadas hasta la fecha. Ud. puede ver la fecha de la cuadratura de las ventas correspondientes a esa cuadratura y el detalle de las ventas.

 

 

ORDENES DE COMPRA : Ud. puede ingresar las órdenes de compra a sus proveedores y luego transformar esta orden en una factura administrativa. Al transformar la orden a factura los productos incorporado a esta pasan automáticamente a bodega y son registrados sus valores de costo del proveedor correspondiente.

 

 

COTIZACION :

UD. puede saber a qué proveedor le compro un producto a precio más conveniente por medio de la pantalla cotización.

 

 

USUARIOS:

Crear usuarios y asignación de permisos para utilizar distintos ítems del sistema:

 

LOGS :

Ud. puede ver los movimientos realizados por los usuarios del sistema, como realización de ventas, ingreso al programa, intentos de ingreso, eliminación de productos, etc., estos movimientos se registran con hora y fecha.

 

 

INFORMES:

Ud. puede saber cuáles son los compromisos de sus documentos por cobrar o por pagar, estadísticas de ventas de producto más vendido, estado de bodega etc.

 

GASTOS : Ud. puede registrar los gastos generados en su negocio como compras de artículos de aseo, ampolletas o cualquier gasto generado dentro de su negocio.

 

 

Estos son a grueso modo muchas de las propiedades de APUVE. Espero que la información este a su entera satisfacción. Es importante agregar que el software esta desarrollado con una base de datos apta para ser consultada por internet, esta funcionalidad será incorporada previa evaluación (Si su conexión de internet lo permite). El sisteme APUVE está en permanente desarrollo y su actualización será realizada a través del sitio web www.gesproy.cl .

 

 

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Y VALORES

 

Requerimientos Técnicos.

Los requisitos mínimos para implementar software APUVE son:

Disco duro 80GB

Sistema operativo Windows XP,

Ram 500 Mb

video 16Mb.

Procesador Intel o AMD superior a 800 MHz

Instalación.

La instalación se realizara en forma personalizada en Rancagua o Santiago duración aprox. dos horas.

 

Requerimiento Económico.

Valor de venta del software 180.000.- Pesos Chilenos

Incluyen 2 días de capacitación, personalizada.

El valor corresponde a la instalación del sistema en un local, con un Pc administrador, mas dos puntos de venta (Pcs) , en total tres puntos de ventas.

 

Forma de pago.

Documento 70% al día, saldo a 30 días.

Nota: Gesproy solo gestiona la venta del software, podemos sugerir el lugar donde comprar los equipos y artículos de punto de venta. Se hacen demostraciones en su local para ayudarle a tomar la mejor decisión (solo Rancagua).

GESPROY.

Calle Pisagua 110

(09) 88312982

(72) 676212

Machali - VI Region - Chile

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